Prace związane z działaniami na liczbach, analizą danych i wykonywaniem obliczeń zawsze wiążą się z możliwością popełnienia błędu. Jeśli dodamy do tego wciąż zmieniające się przepisy, możemy być pewni, że mniejsze lub większe pomyłki są wręcz nieuniknione. Nic więc dziwnego, że polskie prawo nakłada na biura rachunkowe obowiązkowe ubezpieczenie OC. Dla kogo jest ono koniecznością? Co obejmuje, a czego nie dotyczy? I jak dobrać ubezpieczenie dopasowane do naszych potrzeb?
Ubezpieczenie - dla kogo obowiązkowe?
Obowiązek ubezpieczenia OC został nałożony na podmioty, które prowadzą usługowo księgi rachunkowe. Według art. 4 ust. 3 pkt 2-6 Ustawy o rachunkowości chodzi o firmy, które:
- zajmują się prowadzeniem na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- wykonują okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- przeprowadzają wycenę aktywów i pasywów oraz ustalają wynik finansowy danej firmy,
- zajmują się sporządzaniem sprawozdań finansowych,
- gromadzą i przechowują dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację przewidzianą ustawą.
Mówiąc prościej, typowe biuro rachunkowe prowadzi działalność na trzech głównych obszarach, takich jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, doradztwo podatkowe, a także obsługa kadrowo - płacowa. Obowiązujące przepisy nakładają jednak obowiązek obowiązkowego ubezpieczenia jedynie na pierwszy element, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli ktoś nie zastosuje się do tego przepisu, może podlegać karze grzywny lub nawet pozbawienia wolności.
Dodatkowe zasady, które warto poznać, zamieszczono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. z 2014 r., poz. 1616).
Minimalna suma gwarancyjna - ile wynosi?
Suma gwarancyjna ubezpieczenia jest uzależniona od zakresu wykonywanych przez naszą firmę czynności. Zgodnie z przepisami zawartymi we wspomnianym rozporządzeniu, minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC podmiotów wykonujących usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych w odniesieniu do jednego zdarzenia wynosi 10 tysięcy euro. Konieczne jest więc dokonanie przeliczenia tej kwoty na obowiązującą w Polsce walutę, korzystając ze średniego kursu euro ustalonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ta została zawarta.
Czego nie obejmuje podstawowe OC biura księgowego?
Należy jednak pamiętać, że prowadzenie biura rachunkowe wiąże się z ryzykiem, które nie jest objęte polisą OC wymaganą przez prawo. Należy ponownie podkreślić, że do takiego ubezpieczenia nie zaliczają się:
- czynności kadrowo-płacowe, takie jak obliczanie wynagrodzeń, obliczanie składek ZUS, US, a także obliczanie dofinansowań,
- doradztwo podatkowe, czyli prowadzenie ksiąg podatkowych, a także sporządzanie zeznań i deklaracji,
- ataki cybernetyczne, które w dzisiejszych czasach stanowią coraz większe zagrożenie i które mogą być przyczyną wycieku danych naszych klientów.
O czym pamiętać?
Obowiązek, jaki został nałożony prawnie na biura rachunkowe, czyli konieczność ubezpieczenia jedynie jednej formy działań, może wydawać się dużym udogodnieniem. Wiąże się przecież z niższymi opłatami, a dla osób początkujących także z łatwiejszym założeniem własnej działalności. Na sprawę należy jednak popatrzeć nieco szerzej.
Z praktyki wynika, że większość błędów związana jest właśnie z dwoma pozostałymi sektorami, czyli z doradztwem podatkowym, a także z obsługą kadrowo-płacową. Oznacza to, że jeśli skupimy się jedynie na dopełnianiu prawa i nie zadbamy o dodatkowe ubezpieczenie naszej firmy, możemy ponieść liczne konsekwencje. Warto więc myśleć perspektywicznie i pamiętać, że wykupienie rozszerzonej ochrony oznacza dla nas wsparcie w razie mniejszych lub większych problemów.
Ustalenie poziomu ryzyka
Każdy właściciel biura rachunkowego powinien rozważyć sytuację swojej firmy i samodzielnie ocenić ryzyko, jakie towarzyszy codziennym działaniom. Pomocne mogą być poniższe pytania:
- Jakie prace wykonują pracownicy biura?
- Czy biuro prowadzi wyłącznie księgi rachunkowe, czy też jego działalność polega także na innych czynnościach?
- Ilu klientów obsługuje biuro?
- Czy są duże podmioty?
- Jak duże ilości dokumentów gromadzi biuro?
- Ilu pracowników zatrudnia biuro rachunkowe?
- Jak często pojawiają się pomyłki?
- Czy występują utrudnienia w komunikacji z klientem?
Odpowiedź na powyższe kwestie pomoże ustalić, jaka forma ubezpieczenia będzie najlepszym rozwiązaniem. W wielu przypadkach duże znaczenie mają dodatkowe elementy, takie jak m.in. klauzula za zniszczone dokumenty, która obejmuje szkody powstałe w wyniku zniszczenia, uszkodzenia lub utraty powierzonych dokumentów; a także klauzula za szkody, wyrządzone przez podwykonawców, która jest przydatna gdy nasze biuro zatrudnia na podstawie umowy o współpracę inne podmioty.
Nasza oferta
Jeśli chcesz zadbać o prowadzone przez Ciebie biuro rachunkowe, skorzystaj z naszej oferty. Na każdym etapie słuchamy, doradzamy i dobieramy najlepsze rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzeb naszych klientów. Wykupienie ubezpieczenia jest bardzo proste i przynosi wiele korzyści:
- chroni przed ponoszeniem kosztów za opłacenie szkód wyrządzonych na skutek prowadzonej działalności gospodarczej,
- chroni przed dotkliwymi konsekwencjami finansowymi w przypadku szkód wyrządzonych osobie trzeciej,
- w skrajnych wypadkach chroni nawet przed bankructwem,
- zapewnia spokój i poczucie bezpieczeństwa.
